Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjnym. Nie jest fakturą VAT, dokumentem księgowym ani podstawą do odliczenia podatku. Samo jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie wymaga przesłania do KSeF.
Czym jest faktura proforma?
Proforma przypomina fakturę VAT, ponieważ zwykle zawiera dane stron, opis towaru lub usługi, ceny, stawki VAT i termin płatności. Jej funkcja jest jednak inna. Sprzedawca wykorzystuje ją jako szczegółową ofertę, zapowiedź transakcji albo informację o kwocie, którą klient powinien zapłacić przed realizacją zamówienia.
Przepisy o VAT nie nadają proformie statusu faktury. Oznacza to, że nie jest ona dowodem księgowym, nie ujmuje się jej w ewidencji VAT ani w KPiR i nie stanowi podstawy do odliczenia VAT przez nabywcę. Jest dobrowolną praktyką biznesową, a nie dokumentem, którego wystawienia wymaga ustawa.
Na dokumencie trzeba wyraźnie umieścić oznaczenie „FAKTURA PROFORMA” albo „PROFORMA”. Dobrą praktyką jest także dodanie adnotacji, że dokument nie stanowi faktury VAT i nie jest podstawą do rozliczeń podatkowych.
Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?
Podobny wygląd obu dokumentów może prowadzić do pomyłek. O ich statusie decyduje nie sama forma, lecz funkcja i prawidłowe oznaczenie dokumentu. Faktura VAT potwierdza sprzedaż albo otrzymanie zaliczki, natomiast proforma przedstawia warunki planowanej transakcji.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy i informacyjny, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT | Dokument księgowy dokumentujący sprzedaż lub otrzymaną zaliczkę |
| Obowiązek podatkowy | Samo wystawienie nie powoduje jego powstania | Wiąże się z obowiązkami podatkowymi zgodnie z zasadami VAT |
| Księgowanie | Nie podlega ujęciu w KPiR ani ewidencji VAT | Jest podstawą ujęcia transakcji w odpowiednich ewidencjach |
| Odliczenie VAT | Nie daje nabywcy prawa do odliczenia podatku | Może stanowić podstawę odliczenia, jeśli spełnione są warunki ustawowe |
| KSeF | Nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur | Może podlegać obowiązkom związanym z KSeF |
W praktyce oznacza to, że wpłata dokonana na podstawie proformy nie kończy obiegu dokumentów. Po otrzymaniu pieniędzy sprzedawca musi wystawić właściwą fakturę VAT, zwykle zaliczkową albo końcową, zależnie od przebiegu transakcji.
Kiedy wystawia się fakturę proforma?
Proforma jest przydatna wtedy, gdy strony uzgadniają warunki transakcji, ale sprzedawca nie chce jeszcze wystawiać faktury VAT. Pozwala przekazać klientowi pełne informacje o zamówieniu i poprosić o płatność bez dokumentowania sprzedaży, która jeszcze nie nastąpiła.
Najczęściej stosuje się ją w następujących sytuacjach:
- Przedpłata lub zaliczka – proforma wskazuje kwotę, którą klient ma wpłacić przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
- Negocjacje handlowe – dokument porządkuje ustalenia dotyczące cen, zakresu świadczenia i warunków płatności.
- Potwierdzenie zamówienia – klient może sprawdzić dane i zaakceptować warunki przed realizacją transakcji.
- Procedury po stronie nabywcy – proforma może służyć do uzyskania akceptacji budżetu lub przygotowania przelewu.
- Handel międzynarodowy – zagraniczny kontrahent, bank lub urząd celny może wymagać dokumentu opisującego planowaną transakcję.
Proforma ogranicza ryzyko przedwczesnego wystawienia faktury VAT. Jeśli klient zmieni zdanie albo strony zmodyfikują warunki, można przygotować nowy dokument informacyjny bez wystawiania faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że proforma wiąże kontrahenta tak jak faktura. Skutki zawarcia umowy zależą od ustaleń stron i przepisów prawa cywilnego.
Co powinna zawierać proforma?
Prawo nie określa zamkniętego wzoru proformy. Dla przejrzystości warto jednak odwzorować dane, które znajdą się na późniejszej fakturze VAT:
- wyraźne oznaczenie „FAKTURA PROFORMA” lub „PROFORMA”,
- numer dokumentu, najlepiej z odrębnej serii,
- datę wystawienia oraz termin ważności oferty, jeśli ma zastosowanie,
- dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwy, adresy oraz numery NIP,
- opis towarów lub usług, ilość i jednostki miary,
- ceny netto, stawki i kwoty VAT oraz wartość brutto,
- termin i sposób płatności oraz numer rachunku bankowego.
Co dzieje się po opłaceniu proformy?
Proforma nie zastępuje faktury zaliczkowej ani końcowej. Prawidłowy obieg dokumentów zależy od tego, czy klient wpłacił część kwoty, całość oraz czy dostawa lub usługa została już wykonana:
- Wystawienie proformy – sprzedawca przekazuje klientowi warunki planowanej transakcji poza KSeF.
- Otrzymanie płatności – klient wpłaca zaliczkę albo całą kwotę wskazaną na dokumencie.
- Wystawienie właściwej faktury VAT – przy wpłacie przed dostawą zwykle wystawia się fakturę zaliczkową, a po wykonaniu świadczenia fakturę końcową. Jeśli wpłata obejmuje całą wartość, faktura końcowa może zamknąć rozliczenie zgodnie z właściwymi zasadami.
- Ujęcie faktury VAT w rozliczeniach – dopiero właściwa faktura jest dokumentem księgowym i, gdy przepisy tego wymagają, trafia do KSeF.
Po otrzymaniu zaliczki nie należy wystawiać kolejnej proformy zamiast faktury zaliczkowej. Termin wystawienia faktury zależy od rodzaju transakcji i aktualnych przepisów, dlatego przy nietypowych rozliczeniach, zwłaszcza zagranicznych, warto sprawdzić szczegóły z księgowym.
Zapłata proformy nie kończy obowiązków sprzedawcy. Dokumentem rozliczeniowym pozostaje dopiero właściwa faktura VAT.
Najczęstsze błędy przy proformach
Największe ryzyko wynika z podobieństwa proformy do faktury VAT. Przed wysłaniem dokumentu i po otrzymaniu płatności sprawdź, czy firma nie popełnia któregoś z poniższych błędów:
- księgowanie proformy jako przychodu, kosztu lub podstawy odliczenia VAT,
- wysyłanie proformy do KSeF jak faktury ustrukturyzowanej,
- traktowanie proformy jako faktury zaliczkowej po otrzymaniu wpłaty,
- brak wyraźnego oznaczenia „PROFORMA” w nagłówku dokumentu,
- stosowanie tej samej serii numeracji dla proform i faktur VAT,
- niewystawienie faktury VAT po otrzymaniu zaliczki albo pełnej zapłaty.
Najkrócej: proforma informuje, faktura VAT dokumentuje. Proformę można wykorzystać do przedstawienia ceny i warunków transakcji, ale nie wolno traktować jej jak dokumentu księgowego. Po otrzymaniu pieniędzy trzeba wystawić właściwą fakturę VAT, a dopiero ją ująć w rozliczeniach.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej. Przy nietypowych transakcjach lub zmianach przepisów skonsultuj sposób rozliczenia z księgowym albo doradcą podatkowym.
